Mitä voidaan automatisoida?

Automaation on ajateltu poistavan niin sanottuja ”liukuhihnatöitä”. Monelle automaatio tuokin mielikuvan tästä konepajamaailmasta tai autotehtaista.

Erilaiset automaatiot ja uudet tekoälyratkaisut ovat kuitenkin vähintään yhtä tehokkaita myös toimiston rutiinitehtävissä. Mitä siis voidaan automatisoida?

Tässä artikkelissa käydään läpi näitä liiketoiminnan automatisointi mahdollisuuksia ja käsitellään, mitä oikeasti pystyy automatisoida ja toisaalta mitä kannattaa automatisoida. Saattaa kuulostaa, samalta, mutta näillä on merkityksellinen ero.

Kukapa ei haluaisi keinoja tuottavuuden lisäämiseksi ja automaatio on muutoksen eturintamassa. Erityisesti toimistoissa, joissa tehtävät vaihtelevat tiedonsyötöstä monimutkaisiin päätöksentekoprosesseihin, Power Automaten kaltaiset työkalut tarjoavat valtavasti potentiaalia toiminnan tehostamiseen.

Kriteerit automatisoinnille

Onko prosessi automatisoitavissa riippuu keskeisesti muutamasta asiasta. Prosessilla tulee olla:

1. Selkeät ja johdonmukaiset säännöt:
   • Prosessin on toimittava ennustettavasti ja johdonmukaisesti. Jos prosessi seuraa selkeitä sääntöjä ja vaiheet voidaan määritellä tarkasti, se voidaan todennäköisesti automatisoida.
2. Vähäinen inhimillisen harkinnan tarve:
   • Prosessit, jotka eivät vaadi paljon subjektiivista harkintaa tai ainutlaatuista päätöksentekoa, voivat sopia automatisoitavaksi.
3. Standardoitavuus:
   • Jos prosessi voidaan standardoida eli määritellä yhtenäinen toimintamalli, se on helpommin automatisoitavissa.

Toisin sanoen, jos prosessi on selkeästi määritelty, standardoitavissa ja vaatii vähän inhimillistä harkintaa, se on vahva ehdokas automatisointiin.

Automaation kannattavuus

Automaatio suorittaa tehtäviä, jotka aikaisemmin vaativat manuaalista työtä. Edellisessä kappaleessa oli esitetty automatisoinnin kriteerit, mutta se, että prosessin voi automatisoida, ei vielä tarkoita, että se kannattaa automatisoida. Automatisoinnin kannattavuutteen vaikuttaa:

1. Toistuvuus

Usein toistuvat tehtävät ovat erinomaisia automatisoitaviksi. Automaatiotyökalut voivat suorittaa tehtäviä päivästä toiseen, ilman ihmisen väsymyksestä johtuvia virheitä ja vieläpä johdonmukaisella tehokkuudella.

2. Laajuus

Laajassa mittakaavassa tai merkittävällä datamäärällä suoritetut tehtävät hyötyvät automaatiosta suuresti. Automaatio voi käsitellä suuria tietomääriä nopeasti, tarjoten ajantasaisia ja tarkkoja tuloksia.

3. Aika-herkkyys

Jos ajankohdalla on merkitystä tehtävän arvolle, automaatio voi varmistaa, että se suoritetaan optimaalisena ajankohtana ilman viivästyksiä. Automaattiset järjestelmät voivat toimia ympäri vuorokauden, reagoiden erilaisiin laukaisijoihin välittömästi.

4. Inhimillisen virheen riski

Tehtävät, jotka ovat alttiita virheille manuaalisesti suoritettuina, joko usean vaiheensa tai yksitoikkoisuuden vuoksi, tulisi harkita automatisoitaviksi tarkkuuden ja luotettavuuden parantamiseksi.

5. Korkeat kustannukset

Jos tehtävän manuaalinen suorittaminen aiheuttaa korkeita työ- tai toimintakustannuksia, automaatio voi olla kustannustehokas vaihtoehto. Se mahdollistaa ihmisten resurssien uudelleenkohdistamisen arvoa lisääviin tehtäviin.

6. Skaalautuvuus

Automaatio on ihanteellista tehtäville, jotka voivat joutua skaalautumaan nopeasti ylös- tai alaspäin kysynnän mukaan. Automaattiset järjestelmät voivat käsitellä työkuorman vaihteluita ilman tarvetta palkata, kouluttaa tai irtisanoa henkilöstöä.

Nyt tiedämme, milloin jokin tehtävä on mahdollista automatisoida ja jopa milloin se voisi olla kannattavaa. Seuraavaksi käydään läpi muutama käytännön esimerkki.

Käytännön esimerkkejä automaatiolle kypsistä toimistotehtävistä

1. Tiedonsyöttö ja -hallinta

Rutiininomainen tiedonsyöttö on aikaa vievää, mutta monien toimistotehtävien kannalta olennaista. Power Automaten avulla voit merkittävästi vähentää manuaalisen tiedonsyötön työmäärää luomalla automatisoituja työnkulkuja, jotka syöttävät, päivittävät ja hallinnoivat tietoja eri alustoilla, vapauttaen työntekijöitä keskittymään mielekkäämpiin tehtäviin.

• Selkeys ja standardoitavuus: Tiedonsyöttöprosessit ovat usein rutiininomaisia ja selkeästi määriteltyjä, ja ne voidaan standardoida toistuviksi työnkulmiksi.
• Inhimillisen harkinnan tarve: Vähäinen, kun kyse on perustiedon syöttämisestä ja hallinnasta.
• Kannattavuustekijät: Säästää työntekijöiden aikaa, vähentää manuaalisen syötön virheitä ja mahdollistaa henkilöstön keskittymisen korkeamman tason tehtäviin.

2. Aikataulutus ja kalenterinhallinta

Power Automate voi yksinkertaistaa kokousten aikataulutusta ja kalenterien hallintaa. Esimerkiksi se voi automaattisesti lisätä tai päivittää kalenteritapahtumia sähköpostiviestien tai muiden laukaisijoiden perusteella, auttaen välttämään aikatauluristiriidat ja varmistaen, että kaikki osallistujat ovat samalla sivulla.

• Selkeys ja standardoitavuus: Kalenteritapahtumien lisäämis- ja päivityssäännöt voidaan määritellä etukäteen, jolloin prosessi on selkeä ja standardoitu.
• Inhimillisen harkinnan tarve: Vähäinen, koska automatisoitu järjestelmä voi hallita rutiinimaiset aikataulutustehtävät.
• Kannattavuustekijät: Minimoi aikatauluristiriitoja, parantaa tehokkuutta ja säästää työntekijöiden aikaa.

3. Dokumenttien hyväksymistyönkulut

Monissa organisaatioissa dokumenttien on läpäistävä hyväksymisprosessi, joka voi olla pitkä ja sekava. Tämän työnkulun automatisoimalla dokumentit voidaan lähettää, tarkistaa, hyväksyä ja tallentaa minimaalisella inhimillisellä puuttumisella, nopeuttaen koko prosessia ja vähentäen virheiden riskiä.

• Selkeys ja standardoitavuus: Hyväksymisprosessi voidaan selkeästi määritellä ja standardoida, jolloin se on ennustettava ja automatisoitavissa.
• Inhimillisen harkinnan tarve: Vähäinen, sillä suurin osa prosessista on rutiininomaista.
• Kannattavuustekijät: Nopeuttaa hyväksymisprosessia, vähentää virheiden riskiä ja tehostaa dokumenttien käsittelyä.

4. Sosiaalisen median sisällön jakelu

Automatisoi somen tylsät hommat. Mikään ei ole niin raskasta, kuin saman julkaisun jakaminen useaan eri kanavaan, joten poista se omalta työlistaltasi! Automaatio voi aikatauluttaa julkaisuja, seurata sitoutumista ja kerätä analytiikkatietoja, jotta voit keskittyä itse sisällöntuotantoon.

• Selkeys ja standardoitavuus: Sisällön jakelun ja sosiaalisen median postausten aikataulutus voidaan määritellä ja standardoida.
• Inhimillisen harkinnan tarve: Vähäinen, sillä postausten aikataulutus ja analytiikan kerääminen ei vaadi suurempaa ajattelua.
• Kannattavuustekijät: Mahdollistaa jatkuvan ja ajastetun sisällön jakelun, tarjoaa tarkkaa analytiikkaa ja säästää manuaalista työaikaa. Mahdollistaa jatkuvan tarkkailun ja analysoinnin.

5. Laskutus ja reskontran hallinta

Rutiininomainen laskutus ja reskontran hallinta vievät usein paljon työaikaa ja ovat tylsiä tehtäviä. Automatisoimalla nämä prosessit voidaan vähentää virheitä, nopeuttaa laskutusta ja vapauttaa henkilökuntaa keskittymään esimerkiksi asiakkaan tarpeiden ymmärtämiseen.

• Selkeys ja standardoitavuus: Laskutusprosessit noudattavat selkeitä ja standardoituja sääntöjä.
• Inhimillisen harkinnan tarve: Vähäinen, sillä laskut perustuvat sopimuksissa määriteltyihin ehtoihin ja hinnoitteluun, ja ovat usein melko vakiomuotoisia.
• Kannattavuustekijät: Laskutus toistuu säännöllisesti, on aikaherkkää ja voi olla kallista manuaalisesti tehtynä erityisesti suurissa yrityksissä.

6. Asiakaspalvelun chatbot

Asiakaspalvelun chatbotit tarjoavat tehokkaan tavan vastata asiakkaiden yleisiin kysymyksiin ja vieläpä kellonajasta riippumatta. Tämä nopeuttaa asiakaspalvelua, vähentää kustannuksia ja parantaa asiakastyytyväisyyttä. Power Platformin Copilot Studio on myös helppo työkalu erilaisten chatbottien rakentamiseen.

• Selkeys ja standardoitavuus: Chatbotit voivat käsitellä yleisimpiä kysymyksiä ja ongelmia standardoidusti ja johdonmukaisesti.
• Inhimillisen harkinnan tarve: Vähäinen peruskysymyksissä.
• Kannattavuustekijät: Palvelee suurta asiakasmäärää, vähentää virheitä ja alentaa kustannuksia.

7. Varastonhallinta ja -seuranta

Varastonhallinnan automatisointi mahdollistaa tarkan ja reaaliaikaisen varastotason seurannan. Se auttaa optimoimaan varaston tasot, vähentää virheitä ja säästää kustannuksia.

• Selkeys ja standardoitavuus: Varastojen seurantaprosessit ovat usein selkeästi määriteltyjä, ja niitä voidaan helposti standardoida.
• Inhimillisen harkinnan tarve: Vähäinen, sillä varastotason seuranta ja täydennykset voidaan suorittaa automaattisesti sensoreiden ja tietokantojen avulla.
• Kannattavuustekijät: Toistuvat tarkistukset, virheiden minimointi, reaaliaikainen seuranta ja työkustannusten vähentäminen.

8. Data-analyysi ja raportointi

Automatisoidut data-analyysi ja raportointijärjestelmät tekevät suurten datamäärien käsittelystä, analysoinnista ja raportoinnista nopeampaa ja reaaliaikaista. Tämä vapauttaa analyytikot keskittymään tulkintaan ja strategiseen päätöksentekoon sen sijaan, että he käyttäisivät aikaa rutiininomaiseen datan keräämiseen ja esikäsittelyyn.

• Selkeys ja standardoitavuus: Raportointi- ja analyysiprosessit voidaan selkeästi määritellä ja standardoida.
• Inhimillisen harkinnan tarve: Vähäinen, kun kyse on perusraportoinnista ja -analyysista.
• Kannattavuustekijät: Käsittää suuria datamääriä, toistuva prosessi, minimoi virheitä ja säästää aikaa.

9. Sähköpostien automaattinen luokittelu ja esikäsittely

Sähköpostien automaattinen luokittelu ja esikäsittely helpottavat merkittävästi sähköpostien hallintaa. Se nopeuttaa vastausaikoja, tehostaa sähköpostien käsittelyä ja parantaa työntekijöiden tuottavuutta. Automatisointi myös vähentää virheitä ja helpottaa tärkeiden viestien löytämistä ja käsittelyä. Toimii erityisen hyvin esimerkiksi tuki- ja muutospyyntöjen luokitteluun.

• Selkeys ja standardoitavuus: Sähköpostien luokittelu voidaan tehdä ennalta määriteltyjen sääntöjen perusteella.
• Inhimillisen harkinnan tarve: Vähäinen.
• Kannattavuustekijät: Käsittelee suuren määrän sähköposteja, vähentää manuaalista työtä, parantaa tehokkuutta ja minimoi virheitä.

Mihin automaatio ei sovellu

Vaikka automaatioteknologia kehittyy, tehtävät, jotka vaativat korkean tason subjektiivista harkintaa eli niin sanottua ”pelisilmää”, ihmisten välistä kanssakäymistä ja tunnealyä tai monimutkaista päätöksentekoa, ovat edelleen parhaiten ihmisten hoidettavissa

Power Automate

Power Automate on Microsoftin automaatioratkaisu, joka on tehty automatisoimaan työnkulkujasi. Sen avulla voit virtaviivaista toistuvia työtehtäviä satojen eri sovelluksien välillä, eikä sinun tarvitse koodata riviäkään. Power Automatella onnistuu sekä yksinkertaisten että monimutkaisten tehtävien automatisoinnin ilman jyrkkää oppimiskäyrää.

Tutustu tarkemmin Power Automateen.

Tuottavamman tulevaisuuden puolesta

Kun automaatio otetaan käyttöön strategisesti, se ei korvaa ihmistyöntekijöitä vaan valtuuttaa heidät suoriutumaan parhaalla mahdollisella tavalla. Toimistotehtävät, jotka olivat ennen yksitoikkoisia, toistuvia ja aikaa vieviä, voidaan nyt tehostaa Power Automaten kaltaisilla työkaluilla tarjoten työntekijöille enemmän aikaa keskittyä haastavempiin ja lopulta tyydyttävämpiin rooleihin.

Automaation integroiminen toimiston työnkulkuusi ei ole vain askel kohti tehokkuutta; se on loikka kohti sitoutuneemman, tuottavamman ja tyytyväisemmän työvoiman luomista.

Automaation tarjoamilla loputtomilla mahdollisuuksilla kysymys ei ole enää ”Mitä voidaan automatisoida?” vaan pikemminkin ”Miten voimme hyödyntää automaatiota menestyäksemme?” Ja mikä parasta, sinun ei tarvitse aloittaa tätä matkaa yksin! Arttu ja Kassu ovat aina valmiina kehittämään toimintaasi, joten ole rohkeasti yhteydessä. Katso myös kuinka Valmet hyötyi ratkaisustamme.

‍

‍