6 Power Automate ideaa – Tehosta työtäsi Microsoftin automaatiolla
Microsoft Power Automate on täydellinen työkalu erilaisten ruutininomaisten tehtävien ja prosessien automatisointiin.
Power Automate:lla luodaan automatisoituja ”työnkulkuja” (engl. workflow), joita kutsutaan nimellä Flow. Jokainen Flow vaatii ”laukaisimen” (engl. trigger), joka on käyttäjän määrittämä tapahtuma, mikä antaa Power Automate:lle signaalin aloittaa työnkulun läpikäymisen.
Power Automate keskittyy tehtävien yksinkertaistamiseen ja automatisointiin. Sen avulla on mahdollista keventää työntekijöiden työkuormaa ja mahdollistaa ajan käyttäminen aitoon arvonluontiin rutiininomaisten tehtävien sijaan. Tämä artikkeli antaa sinulle kuusi konkreettista esimerkkiä ja ohjetta, jotta pääset aloittamaan työn tehostamisen jo tänään.
1. Sähköpostin liitteiden tallentaminen tiettyyn Onedrive/Sharepoint kansioon
Tämä Flow varmistaa, että esimerkiksi kaikki asiakkaan dokumentit löytyvät helposti yhdestä paikasta. Voit OneDriven lisäksi tallentaa tiedostoja SharePointtiin tai esimerkiksi Google Driveen. Hieman muokkaamalla tätä Flowta on mahdollista saada koko sähköpostiviesti tallennettua pelkkien liitteiden sijaan. Koko tiimin hyödyntäessä tätä Flowta ei tärkeä tieto jää sähköpostin nurkkiin pyörimään.
Kenelle: Henkilölle, joka haluaa löytää liitteet helposti yhdestä paikasta. Tiimeille, jotta tiedostot ovat helposti kaikkien saatavilla.
2. Tietojen lukeminen laskuista
Power Automate voi tehostaa laskutuksen manuaalisia prosesseja ja vähentää inhimillisten virheiden riskiä. Flow hyödyntää tekoälyä ja poimii laskuista olennaiset tiedot sekä jakaa tulokset sähköpostitse, jolloin työntekijät säästävät aikaa rutiinitehtävistään ja voivat keskittyä esimerkiksi asiakassuhteen ylläpitämiseen.
Kenelle: Taloushallinnon työntekijöille tai muille laskunkäsittelijöille.
Kokeile tätä mallia itse. Microsoft on myös luonut erinomaisen pikakurssin AI Builderin käytöstä osana laskutusprosessia, jossa luodaan samanlainen Flow alusta loppuun.
3. Tee valitulle tiedostolle määrittämäsi asia
Tämän Flown avulla voit suoraan OneDrivesta käsin lähettää sähköpostin kyseiseen tiedostoon liittyen tai lisätä tiedostoon kommentin, kopioida sen toiseen kansioon tai mitä ikinä haluatkaan!
Kokeile tätä mallia itse.
4. Lähetä kollegoillesi sähköposti sairastumisesta nappulaa painamalla
Tämän Flown avulla voit ilmoittaa olevasi sairaana ilman, että joudut avaamaan tietokonettasi! Vakiomuodossaan se valitsee kaikki Outlook esihenkilösi alaiseksi merkityt työntekijät ja lähettää heille näppäilemäsi viestin.
Voit kuitenkin tuunata Flowta lähettämään viestin esimerkiksi ainoastaan läheisimmille kollegoillesi luomalla valmiin sähköpostilistan tai päivittämään sähköpostiisi automaattisen vastauksen valitsemallesi ajalle! Suosittelen lataamaan Power Automate mobiilisovelluksen helpon käyttämisen avuksi!
Kenelle: Kaikille, jotka eivät tykkää sairaana avata sähköpostiaan!
5. Sähköpostikooste tulevista kalenteritapahtumista
Harmittaako lähteä toimistolle ja huomata, että koko päivä on täynnä pelkkiä Teams etäkokouksia? Kaiken lisäksi päivällä alkaa satamaan, etkä tietenkään ole muistanut sateenvarjoa. Tämän Flown avulla näin ei pääse käymään! Saat nimittäin päivän tai vaikkapa viikon koosteen kalenteritapahtumista ja säätiedot kyseiselle päivälle! Näin kokoukset tai sää eivät pääse yllättämään!
Kenelle: Henkilöille, jotka kaipaavat helppoja yhteenvetoja päivän tapahtumista.
6. Löydä vapaa palaveriaika Teams viestin lähettäjän kanssa
Lähetettiinkö sinulle useampi kysymys Teamsin välityksellä ja niihin olisi huomattavasti helpompi vastata lyhyellä palaverilla? Tämän Flown avulla voit suoraan Teamsista automaattisesti löytää vapaan ajan molempien kalentereista ja varata sen palaveria varten! Tämä Flow on erittäin helppo ottaa käyttöön ja sen jälkeen se on saatavilla suoraan Teamsissa.
Kenelle: Kaikille joiden mielestä pikainen Teams läpikäynti voi säästää 15 viestin lähettämisen.
Power Automatella enemmän aikaa tärkeisiin asioihin
Power Automate on voimakas työkalu, joka voi mullistaa yritysten toimintaa ja vapauttaa arvokasta työaikaa merkityksellisempiin tehtäviin. Yksinkertaisetkin automaatiot tuovat suuren hyödyn, kun niitä sovelletaan jokapäiväisiin tehtäviin. Muutama minuutti säästöä päivittäin kääntyy nopeasti tuntien voitoksi viikossa.
Tulevaisuuden liiketoiminnassa Power Automate tulee olemaan ratkaiseva kumppani, joka vie yrityksesi digitaalisen aikakauden huipulle. Joten, ryhdy automatisoimaan ja anna Power Automaten viedä sinut kohti tehokkaampaa ja menestyksekkäämpää huomista!
PS. Haluatko nähdä kuinka Valmetin kaltainen suuri organisaatio hyödyntää Power Platformia ratkomaan haasteita Lean auditointiprosessissa? Lue Case Valmet ja aloita yrityksesi kehittäminen jo tänään!
Varaa aika
Meistä olisi mahtavaa työskennellä kanssasi! Soita meille tai varaa aika suoraan varauskalenterista!
